Administration

Advokater är skyldiga att diarieföra sina uppdrag, dvs. att föra en uppdragsförteckning. Uppdragsförteckningen ska ordnas så att inga uppdrag kan raderas. Av uppdragsförteckningen ska framgå advokatens egna huvudmän och deras motparter så att eventuella jäv kan kontrolleras, och med hjälp av den kan advokaten alltid i samband med mottagandet av ett uppdrag säkerställa att hen inte är jävig att åta sig uppdraget. 

Med tanke på huvudmannens och advokatens rättsskydd och för att undvika missuppfattningar rekommenderar styrelsen att en skriftlig uppdragsbekräftelse upprättas i samband med mottagandet av ett uppdrag. Av bekräftelsen bör framgå parternas och advokatens namn, en tillräckligt detaljerad beskrivning av uppdragets huvudsakliga innehåll samt faktureringsgrunden och periodiseringen. Observera att bestämmelserna om distansförsäljning av tjänster kräver att ett uppdragsavtal upprättas, om advokaten fakturerar för en tjänst. 

Du hittar malldokument för uppdragsavtal och uppdragsbekräftelse på finska, svenska och engelska 

I advokatverksamheten kan en advokat få medel eller annan egendom av huvudmannen med avsikten att dessa ska bevaras för klientens räkning, betalas till en tredje part eller användas på annat sätt till godo för klienten. En advokat är skyldig att föra en förteckning över klientmedel som hen blivit anförtrodd. I förteckningen ska antecknas vems och vilken typ av medel som finns i advoktens besittning samt vilket uppdrag de hänför sig till. Till dessa medel hör också de klientkonton som advokten har användningsrätt till. 

Advokaten är skyldig att hålla klientmedel åtskilda från sina egna och sin byrås medel. Penningtillgångar ska sättas in på ett separat bankkonto som öppnats endast för klientmedel. Inga medel som tillhör advokaten eller byrån får förvaras på detta konto. Byråns klientmedelskonto är avsett för kortvarig förvaring av klientmedel. I långvariga uppdrag, såsom boutredning av dödsbo eller escrow-arrangemang ska ett separat bankkonto öppnas för klienten, och klientens tillgångar ska utan dröjsmål överföras till detta konto. Det finns separata anvisningar förvaring av medel som tillhör ett konkursbo.

Klienten kan också ha andra klientmedel i sin besittning än pengar, till exempel värdepapper eller värdeföremål. Också dessa ska hållas i säkert förvar, exempelvis i ett kassaskåp eller ett bankfack, och åtskilt från andra medel.

Klientmedlen ska hållas åtskilt också i byråns bokföring. De får inte tas in i byråns balansräkning som byråns medel. Advokatbyrån ska ha en separat bokföring över klientmedel. 

Klientmedlen ska överföras till huvudmannens konto så fort som möjligt.

För närmare information om skötseln av klientmedel se B6.1 Reglementet om skötsel av klientmedel

Advokatförbundet har utarbetat en särskild bokföringshandbok (se B22 Advokatens bokföringshandbok), som riktar sig förutom till advokaten även till den byrå som ansvarar för advokatens bokföring.

Vid advokatverksamhet gäller utöver en allmän revisionsskyldighet även den rekommendation av Finlands Advokaters styrelse som nämns i Advokatens bokföringshandbok, enligt vilken en advokatbyrå oberoende av bolagsform ska välja en godkänd revisor. Ett advokataktiebolag ska ha en revisor (GR eller CGR).

Advokataktiebolagets revisionsberättelse ska också innefatta ett utlåtande om att bolaget under räkenskapsperioden har bedrivit advokatverksamhet och följt tillståndsvillkoren och att delägaravtalet mellan aktiebolaget och dess aktieägare uppfyller de förutsättningar som anges i de allmänna tillståndsvillkor som fastställts för bedrivande av advokatyrket i ett aktiebolag. Revisionsberättelsen inklusive utlåtanden ska skickas till Finlands Advokaters byrå endast på begäran. Vägledning av revisorn kan begäras också om det i något avseende är svårt att tolka bokföringen.

B11 Allmänna tillståndsvillkor för att bedriva advokatverksamhet i aktiebolag 
B22 Advokatens bokföringshandbok

När ett uppdrag upphör ska advokaten återlämna alla handlingar som hör till klienten i original. De övriga handlingarna ska bevaras i 10 år. Vid bevarande av bokföringsmaterial gäller de tidsgränser som anges i bokföringslagen. Vissa speciallagar innehåller dessutom separata bestämmelser om bevarande av handlingar (bl.a. konkursstadgan).

Handlingar ska bevaras med särskild fokus på både det fysiska skyddet av handlingarna och metoder för att effektivt skydda sekretessbelagd information. Vid förstöring av handlingar är det viktigt att sekretessen upprätthålls och att handlingarna förstörs på ett informationssäkert sätt. Om det är fråga om ett stort antal handlingar som ska förstöras kan advokatbyrån anlita en tjänsteleverantör.

Läs mer:

Bokföringslagen 2:10
B10 Anvisning om bevarande av handlingar
B10 Anvisning om bevarande av handlingar

När en advokat tar emot ett uppdrag ska hen alltid kontrollera i uppdragsdiariet om advokaten och advokatbyrån eventuellt är jäviga. Huvudregeln i punkt 3.3 i de vägledande reglerna om god advokatsed är att en advokat ska vara ojävig vid mottagandet och handhavandet av ett uppdrag.

De vägledande reglerna om god advokatsed innehåller anvisningar om olika jävssituationer. En vanlig fråga är till exempel om en advokat kan åta sig att sköta ett uppdrag där motparten tidigare har varit advokatbyråns klient, när ärendet inte har något som helst samband med det uppdrag som advokatbyrån tidigare har skött för klientens räkning. Det som är avgörande i denna fråga är huruvida advokatens lojalitetsplikt gentemot den tidigare klienten fortfarande gäller. Jäv kan uppstå också med stöd av sekretess- och tystnadsplikten, om advokaten innehar konfidentiell information som hen har fått i samband med skötseln av ett tidigare uppdrag och har nytta av denna information vid skötseln av det nya uppdraget. 

I fråga om marknadsföring gäller huvudregeln att reklam och annan marknadsföring som avser advokatverksamhet ska vara sanningsenlig och förenlig med advokatkårens anseende. Enligt de vägledande reglerna om god advokatsed ska advokaten givetvis även följa konsumentskyddslagen (38/1978), lagen om tillhandahållande av tjänster (1166/2009) samt lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014). 

Att nämna en klients namn eller ge andra uppgifter om en klient, exempelvis publicera referat på advokatbyråns webbplats, är tillåtet bara om klienten samtycker till det. 

Ordet advokatbyrå eller en avledning av ordet på finska eller svenska ska ingå i advokatbyråns firma. Firman ska vara förenlig med advokatkårens värdighet och överensstämma med sanningen, och den får inte vara vilseledande. Styrelsen har i sin beslutspraxis ansett att till exempel firman ”Advokatbyrå X & Co Ab” är tillåten endast om det finns minst två advokater i bolaget som är antingen delägare eller anställda.

För advokatbyråns bifirma, domännamn och e-postadress gäller inte lika strikta krav. Domännamnet, e-postadressen och bifirman ska dock vara förenliga med advokatkårens värdighet, och de får inte vara vilseledande för allmänheten. Det får inte förbli oklart för klienten vem det är som sköter klientens ärende eller i vilken byrå hen är klient. Advokatbyrån får inte uppge sig bedriva annat än advokatverksamhet under sin bifirma. 

Läs mer:

B4.1 Anvisning om uppgifter som ska lämnas om advokattjänster
B4.2 Anvisningar om distansförsäljning av advokattjänster (12.5.2014)

B12 Tolkningsanvisningar för anvisningarna om advokatbyråernas firmor, domäner och bifirmor

I samband med mottagandet av ett uppdrag ska penningtvättslagen alltid beaktas när det gäller bl.a. kundkontroll och kundidentifiering, identifiering av kundens verkliga förmånstagare och bedömning av riskerna i anslutning till uppdraget.

Penningtvättslagen tillämpas på advokater som på en klients vägnar eller för dennes räkning deltar i finansiella transaktioner eller transaktioner avseende fast egendom eller som bistår vid planering eller utförande av följande transaktioner för en klients räkning:

a) köp eller försäljning av fastigheter eller affärsenheter;
b) förvaltning av klienters penningmedel, värdepapper eller andra tillgångar;
c) öppnande och förvaltning av bank-, spar- eller värdeandelskonton;
d) organisering av medel som behövs för bildande eller ledning av bolag eller för förvaltning av företag; eller
e) bildande och ledning av stiftelser, bolag och motsvarande sammanslutningar eller ansvar för deras verksamhet.

Lagen tillämpas inte på verksamhet som gäller skötsel av uppdrag som utförs i egenskap av rättegångsbiträde eller rättegångsombud. Med sådana uppdrag avses, utöver egentliga uppdrag i anslutning till en rättegång, också juridisk rådgivning som gäller en klients rättsliga ställning vid förundersökningen av ett brott eller i någon annan fas av behandlingen av ett ärende inför en rättegång eller inledande eller undvikande av rättegång.

En advokat ska göra en skriftlig riskbedömning för att kunna identifiera och bedöma risker för penningtvätt och finansiering av terrorism i anslutning till advokatens uppdrag och klientrelationer. När advokaten tar emot ett uppdrag kan hen utifrån sin riskbedömning bedöma vilka risker uppdraget är förknippat med. Andra faktorer som ska beaktas i riskbedömningen är geografiska risker och den teknologiska utvecklingen, i synnerhet med tanke på den ökande användningen av distanstjänster. Riskbedömningen ska uppdateras regelbundet och på begäran lämnas till Finlands Advokaters byrå.

Åtgärderna för kundkontroll och kundidentifiering ska stå i rätt proportion till uppdraget och den risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism som klienten är förknippad med. Advokaten ska utifrån sin riskbedömning utarbeta sådana anvisningar och praktiska rutiner för kundidentifiering och kundkontroll som lämpar sig för advokatens verksamhet. De minimikriterier som i enskilda fall ska uppfyllas i samband med kundkontroll och riskhantering ska grunda sig på riskbedömningen. 

Utöver skyldigheten att utföra kundkontroll ska advokaten utreda grunderna för transaktioner som avviker från klientens normala verksamhet samt anmäla tvivelaktiga transaktioner till centralkriminalpolisens central för utredning av penningtvätt. Anmälan görs här: https://ilmoitus.rahanpesu.fi/Home

Finlands Advokaters byrå ger advokaterna anvisningar om de skyldigheter som gäller förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism och övervakar att advokaterna följer penningtvättslagen. En advokat ska vid behov kunna påvisa för Finlands Advokaters styrelse att hen använder sådana riskbaserade förfaranden för kundkontroll och hantering av risker i anslutning till penningtvätt och finansiering av terrorism som lämpar sig för advokatens verksamhet.

Källor:

B17 Förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism (2.9.2017)

I problemsituationer bör advokaten vända sig till centralkriminalpolisen:

Centralkriminalpolisen
Centralen för utredning av penningtvätt
Jourtelefon (undersökningsledare): 0295 486 822
Telefon (mottagning av anmälningar): 0295 486 833
E-post: rahanpesu.krp@poliisi.fi

När en advokatbyrå behandlar (registrerade) personuppgifter om sin personal eller sina klienter är den personuppgiftsansvarig. Den allmänna dataskyddsförordningen (2016/679), som tillämpas sedan 2018, betonar den personuppgiftsansvariges skyldighet att vid behov kunna påvisa att den personuppgiftsansvarige uppfyller sina skyldigheter enligt förordningen när det gäller behandlingen av personuppgifter. Denna så kallade skyldighet att visa att principerna efterlevs innebär i praktiken att processerna i anslutning till behandlingen av personuppgifter och omsättningen av dataskyddsprinciperna i praktiken har dokumenterats på behörigt sätt. 

Särskild uppmärksamhet ska fästas vid att:

• advokatbyrån dokumenterar hur och varför den behandlar olika personuppgifter och ger de registrerade tillräcklig information om behandlingen av personuppgifter i dataskyddsbeskrivningar
• advokatbyrån säkerställer att all behandling av personuppgifter bygger på en i den allmänna dataskyddsförordningen angiven laglig grund
  personalen får tillräcklig utbildning om kraven enligt den allmäna dataskyddsförordningen
• advokatbyrån tar fram metoder genom vilka den tillgodoser de registrerades rättigheter
  advokatbyrån ingår skriftliga avtal om personuppgiftsbehandling med varje sådan tjänsteleverantör som behandlar personuppgifter på advokatbyråns vägnar eller för dess räkning.

När det gäller informationssäkerhet ska advokaten se till att hen följer de informationssäkerhetsanvisningar som är förpliktande inom advokatbranschen (B5.1),. De förpliktande anvisningarna stöds av en mer omfattande informationssäkerhetsguide av rekommendationstyp (B5.2), där det ges tips om hur förpliktelserna i praktiken kan fullgöras. 
I guiden anges bland annat att uppgifterna i datorer och utrustning som används i advokatverksamheten ska vara krypterade; trådlösa nätverk som används i datorerna ska vara skyddade; de avtal som ingås med alla externa tjänsteleverantörer ska uppfylla informationssäkerhetskraven och att tillgången till handlingarna ska begränsas till de personer som behöver eller kan behöva sekretessbelagda uppgifter. Advokaten ansvarar dessutom för att personalen vid byrån och andra personer som tillfälligt eller stadigvarande utför tjänster för byrån fullgör sin sekretess- och tystnadsplikt. 

Se närmare:
B5.1 Informationssäkerhetsanvisning 
B5.2 Informationssäkerhetsguide
B 05.3 Rekommendation om dataskydd i advokatverksamhet (styrelsen 10.12.2020)