Asianajotoimiston hallinto

Asianajaja on velvollinen pitämään toimeksiantodiaariota eli toimeksiantoluetteloa. Toimeksiantoluettelo on järjestettävä siten, ettei välistä voida poistaa toimeksiantoja. Toimeksiantoluettelosta tulee ilmetä omat päämiehet ja vastapuolet esteellisyyksien tarkistamiseksi ja sen avulla asianajajan on mahdollista aina toimeksiannon vastaanottamisen yhteydessä varmistaa, ettei hän ole esteellinen hoitamaan asiaa. 

Päämiehen ja asianajajan oikeusturvan sekä väärinkäsitysten välttämiseksi hallitus suosittelee kirjallisen toimeksiantovahvistuksen käyttämistä toimeksiannon vastaanottamisen yhteydessä. Vahvistuksesta tulisi ilmetä osapuolten ja asiaa hoitavan asianajajan nimet, toimeksiannon pääasiallinen sisältö riittävästi yksilöitynä sekä laskutuksen peruste ja jaksotus. Huomaathan, että palveluiden etämyyntiä koskevat säännökset edellyttävät toimeksiantosopimusta, mikäli asianajaja laskuttaa palvelusta. 

Löydät toimeksiantosopimuksen ja -vahvistuksen malliasiakirjat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi tästä linkistä.

Asianajajan haltuun voi asianajotoiminnassa tulla päämiehen varoja tai muuta omaisuutta, jotka on tarkoitettu talletettavaksi asiakkaan lukuun, maksettavaksi kolmannelle tai muutoin käytettäväksi asiakkaan hyväksi. Asianajajan on pidettävä hänelle uskotuista päämiehen varoista ns. asiakasvaraluetteloa, johon merkitään kenen varoja ja minkälaisia varoja asianajajan hallussa on sekä mihin toimeksiantoon ne liittyvät. Näihin varoihin kuuluvat myös ne asiakkaiden tilit, joihin asianajajalla on käyttöoikeus. 

Asianajaja on velvollinen pitämään asiakasvarat erillään omista ja toimistonsa varoista. Rahavarat on talletettava erityiselle, ainoastaan asiakasvaroja varten avatulle pankkitilille. Tällä tilillä ei saa säilyttää asianajajan tai toimiston varoja. Toimiston asiakasvaratili on tarkoitettu asiakasvarojen lyhytaikaiseen säilyttämiseen. Pitkäkestoisissa toimeksiannoissa, kuten kuolinpesän pesänselvityksessä tai escrow-järjestelyissä, asiakkaalle on avattava oma pankkitili, jolle varat viipymättä siirretään. Konkurssipesien varojen säilyttämisestä on omia ohjeita.

Asianajajan hallussa voi olla muitakin päämiehen varoja kuin rahaa, kuten esimerkiksi arvopapereita tai arvoesineitä. Myös näitä on säilytettävä turvallisesti, esimerkiksi kassakaapissa tai tallelokerossa ja sekoittamatta niitä muihin varoihin.

Asiakasvarat on pidettävä erillään myös toimiston kirjanpidossa, niitä ei saa merkitä toimiston taseeseen toimiston varoina. Asiakasvaroista on pidettävä oma erillinen kirjanpitonsa. 

Asiakasvarat on tilitettävä päämiehelle niin pian kuin mahdollista.

Tarkemmin asiakasvarojen hoidosta ks. B6.1 Asiakasvarojen hoitoa koskeva ohjesääntö

Asianajajaliitto on laatinut erityisen asianajajan kirjanpito-oppaan (ks. B22 Asianajajan kirjanpito-opas) ohjeeksi asianajajille sekä kirjanpidosta vastaavalle toimistolle.

Asianajotoimintaa koskee yleisen tilintarkastusvelvollisuuden lisäksi Asianajajan kirjanpito-oppaassa mainittu Suomen Asianajajien hallituksen suositus siitä, että asianajotoimistot yritysmuodosta riippumatta valitsevat hyväksytyn tilintarkastajan. Asianajajaosakeyhtiössä tulee olla tilintarkastaja (HT tai KHT).

Asianajo-osakeyhtiön tilintarkastuskertomuksen tulee sisältää myös lausunto siitä, että yhtiö on tilikauden aikana harjoittanut asianajotoimintaa ja noudattanut lupaehtoja ja että osakeyhtiön ja sen osakkeenomistajien välinen osakassopimus täyttää asianajajan toimen harjoittamiseksi osakeyhtiössä annettujen yleisten lupaehtojen mainitsemat edellytykset. Tilintarkastuskertomus lausuntoineen on toimitettava Suomen Asianajajien toimistoon vain pyynnöstä. Tilintarkastajalta voi pyytää ohjausta myös kirjanpidossa esiintyvien tulkintavaikeuksien ratkaisemisessa.

B11 Yleiset lupaehdot asianajajien toimen harjoittamiseksi osakeyhtiössä 
B22 Asianajajan kirjanpito-opas

Toimeksiannon päättyessä asianajajan on palautettava päämiehelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat. Muut asiakirjat säilytetään 10 vuotta. Kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevat kirjanpitolaissa määritellyt aikarajat. Erityislaeissa on lisäksi erillisiä määräyksiä asiakirjojen säilyttämisestä (mm. konkurssisääntö).

Asiakirjojen säilyttämisessä tulee erityisesti ottaa huomioon sekä asiakirjojen fyysinen suojaaminen että salassa pidettävän informaation tehokas suojaaminen. Asiakirjoja tuhottaessa on huolehdittava, että salassapito säilyy ja asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla. Suuria määriä tuhottaessa voi kääntyä palveluntarjoajan puolen.

Katso tarkemmin:

Kirjanpitolaki 2:10
B10 Asiakirjojen säilyttämistä koskeva ohje

Toimeksiannon vastaanottamisen yhteydessä asianajajan on aina tarkistettava asianajajaa ja asianajotoimistoa koskeva mahdollinen esteellisyys toimeksiantodiaariosta. Hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden 3.3-kohdan pääsääntö on, että asianajajan on tehtävää vastaanottaessaan ja sitä hoitaessaan oltava esteetön.

Erilaisia esteellisyystilanteita koskevat ohjeet sisältyvät Hyvää asianajajatapaa koskeviin ohjeisiin. Tavallinen esteellisyyttä koskeva punnintatilanne on esimerkiksi se, voiko asianajaja ottaa hoitaakseen tehtävää, jossa vastapuolena on asianajajan toimiston entinen asiakas, ja asia ei millään tavoin liity entisen asiakkaan puolesta hoidettuun tehtävään. Tämä ratkeaa pohtimalla, onko asianajajan lojaalisuusvelvoite entistä asiakasta kohtaan vielä voimassa. Esteellisyys voi olla käsillä myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden nojalla tilanteessa, jossa asianajajalla on hallussaan luottamuksellista tietoa, jota hän on saanut aikaisempaa tehtävää hoitaessaan ja josta olisi hyötyä uutta tehtävää hoitaessa. 

Markkinoinnissa on otettava huomioon pääsääntö, jonka mukaan asianajotoimintaa koskevan mainonnan ja muun markkinoinnin on vastattava tosiasioita ja oltava asianajajakunnan arvon mukaista. Tapaohjeiden mukaan asianajajan on luonnollisesti otettava huomioon myös kuluttajansuojalain (38/1978), palvelujen tarjoamisesta annetun lain (1166/2009) sekä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) säännökset. 

Asiakkaiden nimeäminen tai muu tietojen antaminen asiakkaista, esimerkiksi referaattien julkaiseminen toimiston nettisivuilla, on sallittua vain asiakkaan suostumuksella. 

Asianajotoimiston toiminimessä on esiinnyttävä sana asianajotoimisto tai sen johdannainen joko suomeksi tai ruotsiksi. Toiminimen on oltava asianajajakunnan arvon mukainen, ja sen on vastattava totuutta eikä se saa olla harhaanjohtava. Hallituksen ratkaisukäytännössä on katsottu, että esimerkiksi toiminimi ”Asianajotoimisto X & Co Oy” on sallittu vain, jos yhtiössä on vähintään kaksi asianajajaa joko osakkaana tai työsuhteessa.

Asianajotoimiston aputoiminimelle sekä nettisivujen domaintunnukselle ja sähköpostiosoitteelle ei ole asetettu yhtä tarkkoja vaatimuksia. Käytetyn tunnuksen, sähköpostiosoitteen ja aputoiminimen tulee kuitenkin olla asianajajakunnan arvon mukainen eikä se saa olla yleisöä harhaanjohtava. Asiakkaalle ei saa jäädä epäselväksi kuka hänen asiaansa hoitaa tai minkä toimiston asiakas hän on. Aputoiminimellä ei saa ilmoittaa harjoitettavan muuta kuin asianajotoimintaa. 

Katso tarkemmin:

B4.1 Opas asianajopalveluista annettavista tiedoista
B4.2 Opas asianajopalveluiden etämyynnistä (12.5.2014)
B12 Asianajajaliiton tulkintaohje asianajotoimistojen toiminimiä koskeville ohjeille, domaineille ja aputoiminimille

Toimeksiannon vastaanottamisen yhteydessä on aina huomioitava rahanpesulain säännökset mm. asiakkaan tunnistamisesta ja tuntemisesta, asiakkaan tosiasiallisten edunsaajien selvittämisestä sekä toimeksiantoon liittyvien riskien arvioinnista.

Rahanpesulakia sovelletaan asianajajaan, kun tämä toimii asiakkaan puolesta tai lukuun taloudelliseen toimintaan tai kiinteään omaisuuteen liittyvissä liiketoimissa taikka osallistuu asiakkaan puolesta seuraavien liiketoimien suunnitteluun tai suorittamiseen:

a) kiinteistöjen tai liiketoimintayksikköjen ostamiseen tai myyntiin;
b) asiakkaan rahavarojen, arvopaperien tai muiden varojen hoitamiseen;
c) pankki-, säästö- tai arvo-osuustilien avaamiseen tai hoitamiseen;
d) yhtiöiden perustamiseen, johtamiseen tai yritysten hallinnoimiseksi tarvittavien varojen järjestelyyn; tai
e) säätiöiden, yhtiöiden tai vastaavien yhteisöjen perustamiseen, johtamiseen tai niiden toiminnasta vastaamiseen.

Lakia ei sovelleta oikeudenkäyntiavustajan tai oikeudenkäyntiasiamiehen tehtävien hoitamisessa. Tällaisina tehtävinä pidetään varsinaisten oikeudenkäyntiin liittyvien tehtävien lisäksi oikeudellista neuvontaa, joka koskee asiakkaan oikeudellista asemaa esitutkinnassa rikoksen johdosta tai asian muussa oikeudenkäyntiä edeltävässä käsittelyvaiheessa taikka oikeudenkäynnin käynnistämistä tai sen välttämistä.

Asianajajan tulee laatia kirjallinen riskiarvio toimeksiantoihinsa ja asiakassuhteisiinsa liittyvistä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskeistä. Toimeksiantoa vastaanottaessaan asianajaja voi arvioida toimeksiantoon liittyviä riskejä riskiarvionsa pohjalta. Riskiarviossa on huomioitava myös maantieteelliset riskit sekä teknologian kehitys, erityisesti etäasioinnin lisääntyessä. Riskiarvio on päivitettävä säännöllisesti ja se tulee toimittaa Suomen Asianajajien toimistoon pyynnöstä.

Asiakkaan tunnistamisessa ja tuntemisessa käytettävien menettelyiden tulee olla oikeassa suhteessa toimeksiantoon ja asiakkaaseen liittyvään rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riskiin. Asianajajan tulee riskiarvionsa perusteella laatia omaan toimintaansa soveltuvat ohjeet ja käytännön menettelytavat asiakkaan tunnistamisesta ja tuntemisesta. Niiden vähimmäiskriteerien, joita yksittäistapauksessa noudatetaan asiakkaan tuntemisessa ja riskien hallinnassa, tulee perustua riskiarvioon. 

Asiakkaiden tuntemisvelvoitteen lisäksi asianajajan tulee selvittää tavanomaisesta poikkeavien liiketoimien perusteet sekä ilmoittaa keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskukselle epäilyttävistä liiketoimista. Ilmoitus tehdään täällä: https://ilmoitus.rahanpesu.fi/Home

Suomen Asianajajien toimisto ohjeistaa asianajajia rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvistä velvoitteista sekä valvoo, että asianajajat noudattavat rahanpesulain säännöksiä. Asianajajan on voitava tarvittaessa osoittaa Suomen Asianajajien hallitukselle, että hänellä on omaan toimintaansa soveltuvat riskiperusteiset menettelyt asiakkaidensa tuntemiseksi sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien hallitsemiseksi.

Lähteet:

B17 Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen (2.9.2017)

Ongelmatilanteessa kannattaa kääntyä keskusrikospoliisin puoleen:

Keskusrikospoliisi
Rahanpesun selvittelykeskus
Päivystyspuhelin (tutkinnanjohtaja): 0295 486 822
Puhelin (ilmoitusten vastaanotto): 0295 486 833
Sähköposti: rahanpesu.krp@poliisi.fi

Kun asianajotoimisto käsittelee oman henkilöstönsä tai asiakkaidensa (rekisteröidyt) henkilötietoja, toimii se rekisterinpitäjänä. Vuonna 2018 sovellettavaksi tullut Yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) korostaa rekisterinpitäjän velvollisuutta kyetä tarvittaessa osoittamaan, että rekisterinpitäjä täyttää asetuksessa säädetyt velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä. Tämä ns. osoitusvelvollisuus tarkoittaa käytännössä, että henkilötietojen käsittelyyn liittyvät prosessit ja tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttaminen on dokumentoitu asianmukaisesti. 

Huomioita on erityisesti kiinnitettävä siihen, että:

• asianajotoimisto dokumentoi miten ja miksi se käsittelee erilaisia henkilötietoa ja antaa rekisteröidyille riittävästi tietoa henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissa
• asianajotoimisto varmistaa, että kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn on olemassa jokin yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetty laillinen peruste
  henkilöstöä koulutetaan riittävästi yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksista
• asianajotoimisto luo menetelmät, joilla se toteuttaa rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen
  asianajotoimisto solmii kirjalliset tietojenkäsittelysopimuksen jokaisen sellaisen palveluntarjoajan kanssa, joka käsittelee henkilötietoja asianajotoimiston puolesta ja lukuun.

Tietoturvan osalta asianajajan on huolehdittava, että se noudattaa asianajoalaa velvoittavia tietoturvaohjeita (B5.1),. Velvoittavia ohjeita tukee laajempi suositusluontoinen tietoturvaopas (B5.2), jossa annetaan vinkkejä siitä, miten velvoitteet voi käytännössä täyttää. 
Oppaassa säädetään muun muassa, että asianajotoiminnassa käytettävien laitteiden ja välineiden tiedot on salattu; laitteissa käytetyt langattomat verkot on suojattu; kaikkien ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa tehtävät sopimukset täyttävät tietoturvavaatimukset ja että pääsy asiakirjoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tai saattavat tarvita salassa pidettäviä tietoja. Asianajaja on lisäksi vastuussa siitä, että toimiston henkilökunta sekä muut toimistolle tilapäisesti tai vakituisesti palveluksia suorittavat henkilöt noudattavat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuksiaan. 

Katso tarkemmin:
B5.1 Tietoturvaohje 
B5.2 Tietoturvaopas
B 05.3 Suositus tietosuojasta asianajotoiminnassa (hallitus 10.12.2020)