Asianajotoimintaa voi harjoittaa joko yksityisenä ammatinharjoittajana tai yhtiössä. Yhtiömuodon valinta puolestaan vaikuttaa olennaisesti siihen, mitä Suomen Asianajajien hallituksen lupia toiminnan aloittaminen edellyttää. Osakeyhtiössä asianajotoimintaa saa harjoittaa vain Suomen Asianajajien hallituksen luvalla ja Asianajajan toimen harjoittamiseksi osakeyhtiössä annettujen yleisten lupaehtojen (B 11) mainitsemin edellytyksin. Yleisten lupaehtojen vastainen menettely on valvontalautakunnan ratkaisukäytännössä katsottu hyvän asianajajatavan vastaiseksi.
Henkilöyhtiössä asianajotoiminnan harjoittamiseen ei tarvita lupaa, mikäli kaikki yhtiömiehet ovat asianajajia.
Yhtiömuodosta riippumatta asianajotoimintaa ei lähtökohtaisesti saa harjoittaa muun kuin asianajajan kanssa, ellei hallitus erityisen painavasta syystä myönnä asiassa poikkeuslupaa.
Toimintaa aloittaessasi huolehdithan, että:
yhtiön toimiala on rajoitettu asianajotoimintaan ja sitä välittömästi palvelevaan toimintaan;
yhtiön toiminimessä esiintyy sana ”asianajotoimisto” tai sen johdannainen joko suomen tai ruotsin kielellä;
toiminta on järjestetty salassapitovelvollisuuden turvaamalla tavalla; ja että
mahdollinen muu ammatti- ja liiketoiminta on taloudellisesti sekä toiminnallisesti erotettu asianajotoiminnasta
Mikäli aiot harjoittaa asianajotoimintaa osakeyhtiössä, tulee erityistä huomiota kiinnittää yleisten lupaehtojen määräyksiin koskien muun muassa yhtiön hallitusten jäseniä, tilintarkastajia, yhtiöjärjestyksen muotoseikkoja sekä osakassopimusta. Tarkistathan täältä, minkälaisin ehdoin asianajotoimintaa saa harjoittaa osakeyhtiössä ja mitä lupia Asianajajaliiton hallitukselta on kussakin tilanteessa haettava.
Vaikka valtaosalla asianajotoimistoista on kiinteä toimipaikka, asianajotoimiston voi myös järjestää kokonaan tai osittain virtuaalitoimistona eli ilman fyysistä toimitilaa. Hallitus on todennut, ettei asianajotoimiston järjestäminen virtuaalitoimistona ole lähtökohtaisesti ristiriidassa asianajajien eettisten perusarvojen kanssa eikä tällaiselle toimiston järjestämiselle ole estettä. Suomen Asianajajiensääntöihin ja tapaohjeiden yleisiin velvollisuuksiin perustuen asianajajalla on kuitenkin aina oltava postiosoite Suomessa.
Virtuaalitoimistossakin asianajajan on kyettävä
vastaanottamaan ja tarvittaessa säilyttämään asiakirjat asianajosalaisuuden turvaavalla tavalla;
solmimaan asianmukaiset salassapitositoumukset kaikkien palveluntarjoajien kanssa
mahdollistamaan Suomen Asianajajien säännöissä tarkoitettu toimistotarkastus, joka tässä yhteydessä on ymmärrettävä asianajotoiminnan tarkastamisena
turvaamaan asianajotoiminnan jatkuvuus asianajajan äkillisen poissaolon varalta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että asianajajan tulee ylläpitää kuvausta toiminnan järjestämisestä sekä siitä, keneltä palveluita on ostettu ja miten asianajotoimintaa on tarvittaessa otettavissa haltuun
huolehtimaan virtuaalitoimiston tietoturvasta ja tietosuojasta
Asianajotoimintaa voi myös harjoittaa toimistoyhteisössä, jolla tarkoitetaan kahden tai useamman asianajoyhtiön tai itsenäisen asianajajan yhteenliittymää. Käytännössä toimistoyhteisö muodostuu, kun tällaisella yhteenliittymällä on yhteisiä toimitiloja, yhteistä asianajotehtävien hoitamiseen osallistuvaa henkilökuntaa tai muuta sellaista yhteistyötä, joka antaa kuvan yhteiseen lukuun tapahtuvasta asianajotoiminnasta.
Toimistoyhteisöllä on vaikutusta myös esteellisyyksien laajuuden arviointiin. Vaikka asianajajan salassapito- ja vaitiolovelvollisuus pätee myös toimistoyhteisön muiden toimistojen henkilökuntaan nähden, tulee siitä poiketa sikäli kuin se on tarpeen esteellisyyden selvittämiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että asiakkaan ottaessa yhteyttä yhteen toimistoyhteisössä olevaan asianajotoimistoon, tulee asianomaisen asianajajan selvittää, ettei kukaan toimistoyhteisöön kuuluvista asianajajista tai lakimiehistä ole esteellinen.
Vastuuvakuutukset
Ammatinharjoittajana ja avoimen yhtiön yhtiömiehenä toimiessaan asianajaja on yhtiön ohella henkilökohtaisessa vastuussa (myös henkilökohtaisella omaisuudellaan) toimeksiannon suorittamisesta sekä mahdollisista vahingoista, joita päämiehelle toimeksiannon suorittamisesta aiheutuu.
Asianajajaosakeyhtiön osakkeenomistaja vastaa hoidettavinaan olevasta asianajotehtävistä johtuvista velvoitteista yhteisvastuullisesti yhtiön kanssa, mutta ei siis solidaarisesti muiden samassa asemassa olevien osakkeenomistajien kanssa (vrt. KKO:n ratkaisukäytäntö). Jos asianajotehtävä kuitenkin on muun kuin yhtiössä toimivan osakkeenomistaja-asianajajan hoidettavana, vastaa jokainen osakkeenomistaja-asianajaja yhteisvastuullisesti yhtiön kanssa tehtävästä aiheutuvista velvoitteista.
Asianajajaa koskee vastuu toimeksiannon suorittamisesta suhteessa päämieheen. Asianajaja vastaa myös toimiston palveluksessa työskentelevien lakimiesten ja toimistohenkilökunnan toimenpiteistä. Asianajaja voi rajoittaa vastuutaan suhteessa päämieheen enintään Suomen Asianajajien valtuuskunnan kulloinkin vahvistamaan vastuuvakuutuksen vähimmäisvakuutusmäärään saakka edellyttäen, että tämä on toimeksiannon laatuun ja muihin olosuhteisiin nähden perusteltua. Vastuunrajoitusta ei saa ilman erityistä syytä käyttää kuluttajasuhteissa.
Jokaisella asianajotoimintaa harjoittavalla toimistolla tulee olla riittävä vastuuvakuutus asiakkaidensa, sekä käytännössä myös asianajotoimiston ja siellä työskentelevien asianajajien sekä toimistohenkilökunnan, taloudelliseksi suojaksi.
Vastuuvakuutuksen vakuutusmäärän on oltava oikeassa suhteessa asianajotoiminnan laatuun, laajuuteen ja vahinkoriskeihin, kuitenkin vähintään 200 000 euroa. Suoritettavan korvauksen omavastuu saa olla enintään 2 % vakuutusmäärästä.
Yleisimmät vakuutukset eivät kata muun muassa veroasioista, konkurssiasioista, yrityssaneerauksista taikka yhtiön hallituksen jäsenenä toimimisesta aiheutuvien vahinkojen korvaamista. Vakuutusyhtiön kanssa on mahdollista neuvotella räätälöityjä vakuutuksia kattamaan esimerkiksi yllä mainitusta toiminnasta aiheutuvat vahingot. Huomioithan, että vakuutusyhtiöiden vastuuvakuutus- ja korvausehdot poikkeavat toisistaan, joten pelkkä hinnalla kilpailuttaminen ei välttämättä anna oikeaa kokonaiskuvaa vakuutuksen hinnasta suhteessa sen kattavuuteen.
Asianajajan on myös huolehdittava siitä, että hänen hallussaan tai määräysvallassaan (konkurssipesän hoitajana, edunvalvojana tai pesänselvittäjänä) oleva omaisuus on asianmukaisesti vakuutettu.
Suositeltavaa on myös ottaa vastuuvakuutuksen yhteyteen oikeusturvavakuutus.
Toimiston ensitarkastus ja muut Suomen Asianajajien suorittamat tarkastukset
Uudelle oman toimistonsa avaavalle asianajajalle annetaan neuvoa ja opastusta ensitarkastuksessa, jonka Suomen Asianajajien hallitus määrää tehtäväksi puolen vuoden kuluessa toiminnan aloittamisesta. Tarkastuksen tekee paikallisosaston valitsema kokenut asianajaja, joka toimittaa tarkastuksesta raportin hallitukselle. Hallitus käsittelee tarkastuskertomuksen ja päättää sen perusteella, onko tarkastuksen johdosta aihetta jatkotoimenpiteisiin.
