Havaintoja kuluneesta valvontavuodesta ja parhaat tärpit ensi vuoteen!

Havaintoja kuluneesta valvontavuodesta ja parhaat tärpit ensi vuoteen!

Vuosi on tulossa päätökseensä, ja on aika koota yhteen keskeisimmät havainnot Suomen Asianajajien yleisvalvonnasta. Rahanpesun estämisen kysymykset ovat olleet yksi tämänkin vuoden tärkeimmistä teemoista. Toinen valvonnan kärki on tänä vuonna ollut suunnattuna asiakasvaratileihin: olemme käyneet läpi asiakasvaratilien käyttöä ja tileihin liittyviä käytäntöjä.

Julkisessa keskustelussa esillä ovat olleet ammattimaisen avustamisen teemat. Tässä kirjoituksessa nostamme esiin teemat, joihin valvojan katse on erityisesti kiinnittynyt vuonna 2025 – ja annamme konkreettiset vinkit siihen, mihin asianajotoimistojen kannattaa kiinnittää huomiota ensi vuonna.

Pakotesääntely ja jäädyttämispäätökset – yleisin puute

Suomen Asianajajat on valvontatyössään havainnut, että menettelyt pakotteiden tarkistamiseksi saattavat sinällään olla asianmukaiset, mutta valitettavan monella asianajotoimistolla niitä ei ole kirjattuna mihinkään. Keskusrikospoliisin julkaisemat kansalliset jäädyttämispäätökset tunnetaan edelleen pakotteita huonommin.

Pakotesääntelyn ja jäädyttämispäätösten osalta on tärkeää huomata, että niitä tulee noudattaa myös rahanpesulain soveltamisalan ulkopuolisissa toimeksiannoissa ja oikeudenkäyntiasioissa. Asianajajan tulisi aina uuden asiakassuhteen avaamisen yhteydessä selvittää, onko asiakas EU:n henkilö- tai yhteisöpakotteiden (pakotelistattu taho) taikka jäädyttämispäätösten kohteena. Joissakin tilanteissa pakotteet ja jäädyttämispäätökset on syytä tarkistaa myös toimeksiannon muiden osapuolten kuin oman päämiehen osalta, jotta oma päämies ei syyllisty pakotteiden rikkomiseen.

Mikäli toimistosi riskiarvioon taikka asiakkaiden tuntemista koskevaan ohjeeseen ei sisälly menettelyjä pakotteiden ja jäädyttämispäätösten seuraamiseksi, laadithan ne viimeistään nyt. Opastusta asiaan voi katsoa kesällä päivitetystä oppaasta B17. Tähän tulemme kiinnittämään erityistä huomiota valvonnassamme ensi vuonna.

✍️ Tärpit ensi vuoteen:

🔷 Laadi kirjalliset menettelyt joko erillisinä tai osana riskiarviota tai KYC-ohjetta.

🔷 Toimistojen tulee voida osoittaa, että heillä on sekä kirjalliset menettelyt että pakotteita ja jäädyttämispäätöksiä myös käytännössä seurataan.

🔷 Seuraa säännöllisesti pakotteiden lisäksi myös kansallisia jäädyttämispäätöksiä. Saat tilattua ne keskusrikospoliisin Go AML -sovelluksesta

🔷 Muista, että velvoite koskee kaikkia toimeksiantoja – ei vain rahanpesulain alaisia.

Asiakkaan tunteminen – muista myös dokumentoida käytännön lisäksi

Asianajotoimistolla tulee olla riittävä kirjallinen ohje asiakkaan tuntemistoimista, joita se soveltaa asiakkaisiinsa. Menettelyt tulee olla, vaikka asianajaja toimisi yksin, mutta luonnollisesti menettelyohjeiden tulee olla kattavammat, jos toimistolla on henkilökuntaa, jonka tulee osata noudattaa niitä. Menettelyt voi jättää kirjaamatta ylös vain, jos asianajaja hoitaa pelkästään sellaisia toimeksiantoja, joihin rahanpesulakia ei sovelleta. Sen mitä menettelyjen tulee sisältää, voi tarkistaa helposti kesäkuussa päivittämästämme uudesta oppaasta.

Jotta asiakkaan tuntemisen menettelyt voidaan mitoittaa riskiperusteisesti ja kohdistaa resursseja enemmän sinne, minne niitä tarvitaan enemmän eli korkean riskin asiakkaisiin, asianajotoimiston tulee arvioida jokaiseen uuteen asiakkaaseen liittyvä riski. Samalla tulisi kirjata ylös tieto asiakkaan riskiluokituksesta. Tälle olisi hyvä kirjata myös lyhyt perustelu esimerkiksi asiakastietolomakkeelle tai toimiston asiakastietojärjestelmään. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun asianajaja katsoo, että asiakkaaseen liittyy matala riski ja häneen voidaan soveltaa yksinkertaistettua tuntemista. Toimeksiannon avaamisprosessissa tämän kirjaamiseen kuluu aikaa ehkä minuutti, joten valvoja lämpimästi suosittelee tämän rutiinin ottamista osaksi uuden asiakkuuden avaamisprosessia.

✍️ Tärpit ensi vuoteen:

🔷 Varmista, että KYC-menettelyt ovat kirjalliset

🔷 Kirjaa asiakkaan riskiluokitus ja sen perustelut: lisää asiakastietoihin lyhyt kuvaus riskinarvioinnin perusteista, erityisesti silloin, kun asiakas arvioidaan matalariskiseksi ja häneen sovelletaan yksinkertaistettua tuntemista.

Asiakasvaratilit vain asiakkaan varojen tilapäiseen säilyttämiseen

Asiakasvaratilien käyttötarkoitus kaipaa edelleen täsmennystä joissakin toimistoissa. Yleinen asiakasvarojen tili on tarkoitettu ainoastaan asiakkaan toimeksiantoon liittyvien varojen tilapäiseen säilyttämiseen. Asiakkaan varoille tulee avata erityinen asiakasvarojen tili, jos kysymys on pidemmästä varojen hoidosta ja suuremmasta rahasummasta.

Asianajajan tulee huomioida, että asiakasvarojen tiliin ja sillä olevaan erityisen suojattuun asemaan liittyy riskejä rahanpesusta. Asianajaja onkin velvollinen noudattamaan erityistä huolellisuutta vastaanottaessaan asiakasvaroja sekä selvittäessään vastaanottamiensa varojen alkuperän sekä määränpään.

Yleistä asiakasvarojen tiliä ei voi käyttää asiakkaan maksuliiketilinä, vaikka asiakas ei saisi pankkitiliä avattua tai tili suljettaisiin. Selvää tulisi olla myös sen, että asianajotoimiston asiakasvarojen tiliä ei ole tarkoitettu seuramatkojen osallistumismaksujen keräämiseen.

✍️ Tärpit ensi vuoteen:

🔷 Noudata erityistä huolellisuutta vastaanottaessasi asiakasvaroja. Selvitä aina varojen alkuperä ja käyttötarkoitus.

🔷 Asiakasvarojen tiliä ei voi käyttää asiakkaan maksuliiketilinä.

Viimeiseksi – hyvän joulun toivotus!

Tämä valvojan joulukirje on tarkoitettu tueksi ja muistilistaksi, kun käyt läpi toimistosi riskiarviota ja päivität menettelyjä tulevaa vuotta varten. Samalla haluamme käyttää hyväksi tilaisuuden ja toivottaa koko asianajajakunnalle rauhallista joulunaikaa, lepoa arjen työstä ja onnellista uutta vuotta!

Ps. Ensimmäiset havaintomme julkaisimme syksyllä 2024, löydät kirjoituksen ja vinkkilistan täältä.